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  • August 2015

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Digitale Archivierung

Wissen zu verlieren oder durch falsches Ablegen nicht mehr wiederzufinden, ist nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer: Bei herkömmlicher bzw. papierbasierter Archivierung werden ca. zwei Drittel der Arbeitszeit mit der Bearbeitung von Dokumenten verbracht. 94 % der Archivkosten sind Personal-kosten, wobei die Gesamtkosten (Kosten für Personal und Archivraum) mit zunehmender Unternehmensgröße wachsen.

Die Ablage und revisionssichere Archivierung sämtlicher Dokumente und Informationsarten in digitaler Form ermöglicht es, Wissen langfristig zu sichern – die Basis eines jeden Unternehmens.


Welche Bedingungen erfüllt werden müssen, um Unternehmensdaten rechtskonform digital zu archivieren, ist nicht generell zu beantworten. Denn ob, wie, wie lange und welche Dokumentarten aufbewahrt werden müssen, regelt eine Vielzahl von Vorschriften und Gesetzen.
So gelten für Rechnungen andere Vorschriften als für Verträge.


Revisionssicherheit betrifft nicht nur das digitale Archiv als solches, sondern das gesamte Aufbewahrungsverfahren. Sie erfordert eine Unveränderlichkeit der Daten, eine richtige, vollständige Erfassung sowie die Nachvollziehbarkeit des Verfahrens in Form einer Verfahrensdokumentation. Ein weiterer Punkt ist die zeitnahe Reproduzierbarkeit der Dokumente in der erforderlichen Reihenfolge über den gesamten Zeitraum der Nachweispflicht.

"Nach dem Wissen ist das Nächstbeste zu wissen, wo man es findet..."